Power-BI- und KPI-Dashboards entwickeln lassen

Ein Power-BI-Dashboard aktualisiert seine Daten nach Zeitplan, und das Maximum hängt davon ab, wo der Bericht liegt. Laut Microsoft Learn wird ein semantisches Modell auf gemeinsam genutzter Kapazität planmäßig höchstens 8 Mal pro Tag aktualisiert. Auf Premium-, Premium-Per-User- oder Fabric-Kapazität sind bis zu 48 Aktualisierungen pro Tag möglich. Eine Aktualisierung auf gemeinsam genutzter Kapazität muss außerdem innerhalb von zwei Stunden abgeschlossen sein. DirectQuery funktioniert anders: Power BI fragt die Quelle dann bei jeder Interaktion neu ab, sodass die Zahlen aktuell bleiben, das Quellsystem aber stärker belastet wird. Für eine wöchentliche Managementrunde genügt oft eine Aktualisierung pro Morgen, zum Beispiel um 07:00 Uhr. Ein individuelles Dashboard, gebaut mit React, folgt einem Zeitplan im Code, vom nächtlichen Import bis zu Live-Updates per Webhook. VirtuoLab legt den Aktualisierungsrhythmus je Kennzahl gemeinsam mit dem Kunden im Kennenlerngespräch fest.

Power-BI-Lizenzen sind laut Microsoft Learn, Stand Oktober 2026, eine Kombination aus Lizenzen pro Nutzer und Lizenzen pro Kapazität. Erstens dient eine kostenlose Lizenz nur der eigenen Nutzung: Kostenlose Nutzer können weder teilen noch zusammenarbeiten. Zweitens veröffentlicht ein Nutzer mit einer Power-BI-Pro-Lizenz Inhalte und teilt sie mit anderen Pro-Nutzern. Drittens ergänzt Premium Per User die meisten Premium-Funktionen, das Teilen funktioniert dann aber nur zwischen PPU-Nutzern. Kostenlose Nutzer sehen geteilte Berichte nur, wenn der Arbeitsbereich in einer Premium-Kapazität oder einer Fabric-Kapazität ab F64 liegt. Ein Team von 10 Personen in einem Arbeitsbereich auf gemeinsam genutzter Kapazität braucht also zum Beispiel für jede der 10 Personen eine Pro-Lizenz. Die Lizenzkosten kommen von Microsoft und sind vom Preis von VirtuoLab getrennt. Ein individuelles Dashboard, gebaut mit React, kommt ganz ohne Power-BI-Lizenzen pro Nutzer aus und braucht nur Hosting.

Row-Level Security ist die Funktion in Power BI für genau diesen Fall: ein Bericht, in dem jeder Nutzer nur die erlaubten Zeilen sieht. Laut Microsoft Learn beschränken Filter, die in Rollen festgelegt sind, welche Zeilen ein Nutzer sieht. Erstens gilt RLS nur für Nutzer mit der Rolle Viewer, nicht für Admins, Members oder Contributors des Arbeitsbereichs, die Rollenvergabe zählt also genauso wie der Filter. Zweitens filtern dynamische Regeln mit USERPRINCIPALNAME() die Daten je angemeldetem Nutzer anhand einer Zuordnungstabelle. In einem Vertriebsteam von 12 Personen sieht eine Regionalleitung zum Beispiel nur die Zahlen der Region 3. Die Finanzabteilung sieht alle Regionen. In einem individuellen React-Dashboard baut VirtuoLab dasselbe Prinzip in die Anwendung ein, mit Berechtigungen, die in der API und in PostgreSQL geprüft werden. Microsoft weist darauf hin, dass die eingebaute Rollenvorschau dynamische Regeln mit der eigenen Identität des Testers auswertet. VirtuoLab testet deshalb jede Rolle mit einem echten Testkonto.

Eine Datenquelle ist jedes System mit Zahlen, die ein Unternehmen verfolgen will, von der Buchhaltungssoftware bis zur einfachen Excel-Datei. Häufige Quellen sind Exact Online, AFAS und SnelStart, Onlineshops mit WooCommerce oder Shopify, CRM-Systeme, Google Analytics und SharePoint-Listen. Power BI liest viele Quellen über Power Query ein. Für eine Quelle ohne fertigen Connector baut VirtuoLab eine kleine API-Schnittstelle, die die Daten zuerst in eine PostgreSQL-Datenbank schreibt. Quellen im Firmennetz, etwa ein lokaler SQL Server, brauchen laut Microsoft ein lokales Datengateway. In der Praxis bestimmt die Zahl der Quellen den Preis stärker als die Zahl der Diagramme. Die Stufe Professional deckt zum Beispiel 3 bis 6 Quellen ab, die Stufe Starter 1 bis 2. Auch eine gemeinsam genutzte Excel-Liste, die 3 Personen pflegen, kann eine Quelle sein, solange die Spalten gleich bleiben. VirtuoLab prüft im Kennenlerngespräch, welche Quellen eine API oder einen Export bieten.

Die laufenden Kosten eines Dashboards sind ein Monatsbetrag für Hosting, Monitoring und Weiterentwicklung, dazu eventuelle Power-BI-Lizenzen. VirtuoLab berechnet dafür 2026 150 € bis 750 € pro Monat, je nach Umfang. Je nachdem, ob die Zahl eine neue Quelle braucht oder nur eine neue Berechnung, kostet eine zusätzliche Kennzahl nach dem Livegang 250 € bis 1.500 €. Power-BI-Lizenzen sind ein eigener Kostenpunkt bei Microsoft, während ein individuelles Dashboard, gebaut mit React, Hosting statt Lizenzen pro Nutzer braucht. In der Praxis wächst ein Dashboard nach dem Livegang oft weiter, weil Nutzer neue Fragen stellen, sobald die ersten Zahlen sichtbar sind. Ein Margenbericht führt zum Beispiel schnell zur Frage nach der Marge je Kunde. Da Datenmodell und Code dem Kunden gehören, kann auch ein anderer Entwickler oder ein eigener Mitarbeiter die Wartung übernehmen.