Was macht FiscalDesk?
FiscalDesk ist eine Buchhaltungssoftware für Kanzleien, die Eingangsrechnungen selbst verarbeitet. Eine Kanzlei führt darin die Buchhaltung aller Mandanten, mit Hauptbuch, Bank, Umsatzsteuer und Berichten. Erstens kommen Dokumente per Upload, E-Mail, E-Rechnung im UBL-Format oder über die FiscalDesk-App des Mandanten herein. Zweitens liest die KI bei jeder Rechnung Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Umsatzsteuer, auch von einem Foto per OCR. Drittens wählt FiscalDesk Sachkonto und Steuerschlüssel anhand des Kontenplans der Kanzlei, auch bei Reverse-Charge oder ausländischer Umsatzsteuer. Danach rechnet die Software nach: Positionen mal Preis, und netto plus Steuer ergibt den Gesamtbetrag. Schließlich bucht FiscalDesk die Rechnung oder versieht sie mit dem Label Prüfen oder Verdächtig, samt Begründung. Die Kanzlei sieht also nur, was abweicht.
Welches Problem löst FiscalDesk, und für wen?
FiscalDesk ist für Buchhaltungskanzleien mit vielen Mandanten gemacht, von einer kleinen Kanzlei bis zu mehr als 200 Mandanten. Das Problem ist Erfassungsarbeit: Jede Eingangsrechnung muss abgetippt, kontiert und geprüft werden, oft in einem separaten Rechnungstool neben der Buchhaltungssoftware. FiscalDesk ersetzt beides durch ein Paket. Mandanten scannen Belege mit der App oder leiten sie per E-Mail weiter, und das Kanzlei-Postfach bestimmt pro Dokument, zu welchem Mandanten es gehört. Das Kontrollzentrum zeigt nur Rechnungen mit Label, sodass Mitarbeitende ihre Zeit für Ausnahmen nutzen. Außerdem erledigen KI-Mitarbeiter wiederkehrende Aufgaben nach festem Plan. Unternehmer, die ihre Buchhaltung selbst machen, können eine einzelne Buchhaltung nutzen. Kanzleien zahlen ab 349 € pro Monat für bis zu 25 Mandanten, Unternehmer ab 15 € pro Monat, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Jedes Paket lässt sich 30 Tage kostenlos testen.
Wie hat VirtuoLab FiscalDesk gebaut?
VirtuoLab hat FiscalDesk als Webanwendung mit Next.js und React gebaut, mit einer PostgreSQL-Datenbank auf einem eigenen virtuellen Server bei TransIP in den Niederlanden. Jede Kanzlei ist in der Datenbank mit Row-Level-Security von PostgreSQL abgeschirmt, und die Anwendung verbindet sich mit einer Rolle ohne Administratorrechte. So kann selbst ein Fehler im Code keine Daten einer anderen Kanzlei anzeigen. Jede eingehende Datei läuft zuerst durch den Virenscanner ClamAV, und der Dateityp wird anhand des Inhalts bestimmt, nicht anhand des Namens. Das Auslesen erfolgt mit einem Sprachmodell von Anthropic in den Vereinigten Staaten; Text aus Scans und Fotos kommt per OCR. Für den Wechsel liest FiscalDesk einmalig Kunden, Lieferanten und Kontenpläne aus acht Paketen, darunter SnelStart, Exact Online, Moneybird, Yuki und Jortt, ohne etwas zurückzusenden. Jede Nacht folgt ein verschlüsseltes Backup. Denselben Ansatz nutzt VirtuoLab für individuelle Software anderer Unternehmen.