Wat doet FiscalDesk?
FiscalDesk is een boekhoudpakket voor boekhoudkantoren dat inkoopfacturen zelf verwerkt. Een kantoor beheert er de administraties van al zijn klanten in, met grootboek, bank, btw en rapporten. Ten eerste komen documenten binnen via upload, e-mail, e-facturen in UBL-formaat of de FiscalDesk-app van de klant. Ten tweede leest de AI van elke factuur de leverancier, het factuurnummer, de datum, de regels en de btw, ook van een foto via OCR. Ten derde kiest FiscalDesk de grootboekrekening en de btw-code op basis van het rekeningschema van het kantoor, ook bij verlegde of buitenlandse btw. Daarna rekent het pakket na: regels maal prijs, en netto plus btw is het totaal. Tot slot boekt FiscalDesk de factuur, of geeft hem het label Controleren of Verdacht met de reden erbij. Een boekhouder kijkt dus alleen naar wat afwijkt.
Welk probleem lost FiscalDesk op, en voor wie?
FiscalDesk is gemaakt voor boekhoudkantoren met veel klantadministraties, van een klein kantoor tot meer dan 200 administraties. Het probleem is invoerwerk: elke inkoopfactuur moet worden overgetypt, gecodeerd en gecontroleerd, vaak in een losse factuurverwerker naast het boekhoudpakket. FiscalDesk vervangt die twee door één pakket. Klanten van het kantoor scannen bonnen met de app of mailen ze door, en het kantoorpostvak bepaalt per document bij welke administratie het hoort. Het controlecentrum toont alleen de facturen met een label, zodat een medewerker zijn tijd aan uitzonderingen besteedt. Daarnaast voeren AI-medewerkers vaste taken uit op een vaste planning. Ondernemers die hun eigen boekhouding doen, kunnen één administratie afnemen. Kantoren betalen vanaf € 349 per maand voor maximaal 25 administraties, ondernemers vanaf € 15 per maand, beide exclusief btw. Elk pakket is 30 dagen gratis te proberen.
Hoe heeft VirtuoLab FiscalDesk gebouwd?
VirtuoLab bouwde FiscalDesk als webapplicatie met Next.js en React, met een PostgreSQL-database op een eigen virtuele server bij TransIP in Nederland. Elk kantoor is in de database afgeschermd met row-level security van PostgreSQL, en de applicatie verbindt met een rol zonder beheerrechten. Zo kan ook een fout in de code geen gegevens van een ander kantoor tonen. Elk binnenkomend bestand gaat eerst langs de virusscanner ClamAV, en het bestandstype wordt bepaald op de inhoud, niet op de naam. Het uitlezen gebeurt met een taalmodel van Anthropic, in de Verenigde Staten; tekst uit scans en foto's komt via OCR. Voor de overstap leest FiscalDesk eenmalig klanten, leveranciers en rekeningschema's uit acht pakketten, waaronder SnelStart, Exact Online, Moneybird, Yuki en Jortt, zonder er iets naar terug te sturen. Elke nacht volgt een versleutelde back-up. Dezelfde aanpak gebruikt VirtuoLab voor maatwerksoftware van andere bedrijven.